Оценка времени руководителя
В копилку эффективности
В этой статье, хочу показать прием, который я использую при консультировании собственников бизнеса и управленцев. Хотя я думаю, что и другие люди найдут этот метод полезным для себя.
Большинство людей, которые занимаются управлением, жалуются, что им постоянно не хватает времени. Наиболее частая метафора «Кручусь как белка в колесе». Они пытаются вырваться из этого колеса. Многие ищут выход в планировании времени, и зачастую оказываются разочарованными. Просто планированием времени проблема не решается.
И здесь полезно задать вопрос: «А свою ли работу я выполняю». И часто оказывается, что руководитель по тем или иным причинам выполняет совершенно не свою работу. Наиболее часто это встречается в малом и среднем бизнесе. Для того, чтобы «отделить зерна от плевел», можно использовать следующий прием:
1. Возьмите лист бумаги и сверху поставьте свою должность и средний месячный доход.
Например: Иванов И.И. Генеральный Директор. 10 000 долларов.
2. Нарисуйте следующую табличку, или создайте ее в компьютере:
| № | Функционал | Должность | Зарплата | Потери |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Собеседования с соискателями | Менеджер по персоналу | 1 500 долларов | |
| 2 | Уборка дома | Уборщица | 700 долларов | |
| 3 | Отвез документы в налоговую | Водитель | 1 000 долларов |
Первая колонка - это просто нумерация
Вторая колонка - весь функционал, который Вы выполняете на работе. Отдельно можно описать домашние обязанности.
Третья колонка - кто должен выполнять эти обязанности. Я часто встречался с тем, что либо из желания сэкономить, либо по другим причинам руководитель занимается совершенно не своим делом. Например, генеральный директор, вместо того, чтобы заниматься стратегией и развитием компании проводит первичные собеседования с кандидатами. И тратит на это массу времени. Хотя это не работа генерального директора. Таких примеров масса. То же самое касается домашних дел, на которые может уходить масса времени и сил.
В четвертой колонке мы пишем, сколько зарабатывает тот человек, который должен эту работу делать. Например, подбор и отбор персонала - это работа менеджера по персоналу. Его доход 1500 долларов. И что получается: человек, доход которого составляет 10000 долларов, фактически выполняет работу сотрудника, который «стоит» в разы меньше. Соответственно «заброшенной» оказывается работа, которая «стоит» 10000 долларов. А это серьезно сказывается на эффективности руководителя.
Последняя колонка потери. Выполняя не свою работу Вы несете потери. И эти потери можно посчитать и отразить в финансах.
Эта таблица хороший инструментарий для анализа и выявления резервов времени. Так же можно проанализировать причину, по которой Вы беретесь делать то, что делать не должны.
Например, недавно обратился коммерческий директор компании, которая занимается предоставлением доступа в Интернет. Он пришел в компанию, когда она только начинала свою деятельность. Обычно этот этап в развитии бизнеса характеризуется отсутствием формализации, то есть все занимаются всем. И так сложилось, что в основном он занимался разрешительной документацией для монтажа оборудования. Компания росла. Он возглавил коммерческую службу, основной функцией которой является привлечение клиентов. Но при анализе выяснилось, что большую часть времени он продолжает тратить на работу с разрешительной документацией. Фактически выполняя работу совершенно другого сотрудника, кстати и зарплата которого в разы меньше, чем у коммерческого директора. Соответственно непосредственно организация работы с клиентами оказалась «обделенной».
Можно модернизировать таблицу в зависимости от того, что Вы хотите проанализировать. В общем, дайте волю творчеству.
Исключения
Есть исключения, которые нельзя вносить в таблицу и оценивать подобным образом. Это те дела, от которых мы получаем удовольствие, которые мы хотим делать. Например, рыбалка. Если Вам нравится рыбалка, Вы там отдыхаете, получаете удовольствие, то нет смысла оценивать это в таблице. Понятно, что с точки зрения финансов это абсолютно убыточное мероприятие. Дешевле пойти купить рыбу. Но Вы же едете не за рыбой. Важен процесс.
Или общение с детьми. Например, можно оценить, сколько Вы тратите на то, чтобы возить ребенка на секции и кружки. Тут можно взять водителя. Потому что в этом случае - это работа водителя и не важно, кто ее выполняет. Но если брать общение с детьми, то это не измеряется деньгами. И подставлять на это место няню будет неправильно.
Если Вы заполнили таблицу и выяснили, что Вы занимаетесь своим делом, то я Вас поздравляю. Если при этом Вы все равно ничего не успеваете, то значит нужно использовать другой инструментарий для анализа. Я его опишу в другой статье. А если Вы много чего делаете не своего, значит у Вас есть что подправить.
