Ошибки управления. Постановка задач и контроль
В своей деятельности любой руководитель регулярно ставит перед своими подчиненными те или иные задачи. Что нужно сделать, как нужно сделать, когда нужно сделать и т.д. И довольно часто встречаются ситуации, когда руководитель остается недовольным, тем как сотрудник выполнил его указание. А сотрудник в свою очередь остается недовольным руководителем, т.к. он со своей стороны сделал то, что от него и требовали. А если требование руководителя вдруг резко изменилось при сдаче работы, так это можно списать на скверный характер руководителя, либо на предвзятое отношение к сотруднику.
Как результат — два недовольных человека. При этом руководитель считает сотрудника балбесом, а тот в свою очередь считает шефа придирающимся самодуром. Нарастает напряженность в коллективе, и работать в таких условиях становится дискомфортно.
Для того, чтобы разобраться с тем, почему такие ситуации регулярно встречаются в управлении, нужно разобрать, какие уровни постановки задач и контроля бывают.
Можно выделить три уровня постановки задач. Например, я — руководитель и мне вдруг захотелось пить. Я решил поручить выполнение этого задания своему подчиненному. Соответственно у меня есть три варианта поставки этой задачи:
- Поставка задачи по алгоритму. Принесите мне чай в большой синей кружке, которая стоит в корпоративной столовой, в правом крайнем ящике. Заварите чай, взяв пакетик чая «Ахмад» с бергамотом. Наполните кружку на две трети кипятком, и потом разбавьте холодной водой. Киньте лимон и две ложки сахара и т.д.
- Постановка задачи по результату. Принесите мне, пожалуйста, чай. Обозначается результат, которого подчиненный должен достичь.
- Постановка по проблеме. Я хочу пить. Обозначается проблема, которую нужно решить подчиненному.
Как вы видите, в первом случае, дается четкая инструкции, следуя которой сотрудник может выполнить задание именно так, как этого ожидает руководитель.
Во втором случае, если я хочу, чтобы задание было выполнено так, как я хочу, я должен понимать, что это задание так как я хочу может выполнить только тот сотрудник, который знает мои вкусовые предпочтения.
В третьем случае, сотрудник должен четко знать, чем я утоляю жажду. Либо я должен понимать, что он может предложить свой вариант утоления жажды и это может быть вообще не чай, а например минеральная вода.
От чего зависит уровень выбор уровня постановки задачи в каждом конкретном случае:
- Сложность и привычность задачи.
- Степень зрелости подчиненного, то есть готовности его выполнить задачу. Сюда относятся опыт, профессиональные качества, потенциал сотрудника и т.д.
Довольно распространенной ошибкой в управлении является неправильный выбор уровня поставки задач. Часто руководитель требует от подчиненного того, что он в принципе не может сделать. И это происходит не потому что подчиненный такой плохой и не хочет выполнять распоряжений начальства. Он просто не понимает, что от него хотят, так как сам руководитель выбрал более высокий уровень постановки задачи, чем требовалось применительно к данной ситуации и данному подчиненному.
При контроле выполнения задания руководитель злится на то, что задание выполнено не так, как он предполагал. А сотрудник в свою очередь недоумевает, и считает претензии начальства необоснованными, ведь он со своей стороны стремился все сделать в лучшем виде. В итоге формируется взаимное недовольство.
Несколько противоположный вариант. Когда достаточно зрелому и опытному сотруднику , которому уже можно ставить задачи по проблеме, руководитель продолжает ставить задачи по алгоритму. В итоге у сотрудника происходит демотивация, т.к. такая ситуация ограничивает его развитие.
Следующей причиной конфликта является несоответствие уровня постановки задачи и уровню контроля. Уровни контроля соответствуют уровню поставки задач:
- Контроль по алгоритму (или выполнения алгоритма).
- Контроль по результату.
- Контроль по проблеме.
Возвращаемся к нашей ситуации с чаем. Например, я поставил задачу по результату и попросил принести мне чай. Мне принесли черный чай. И я начинаю спрашивать: А он с бергамотом, а сколько ложек сахара, а лимон положили, а холодной водой разбавили. И если что-то меня как руководителя не устраивает, то я начинаю перекладывать ответственность за то, что задание не выполнено как я хотел на подчиненного.
Так что же произошло? Получилось несоответствие уровня поставки задач и уровня контроля. Задача ставилась по результату, а контроль осуществлялся по алгоритму. С точки зрения результата, задание было выполнено успешно. С точки зрения алгоритма, задание было выполнено не полностью. При этом и подчиненный, и руководитель остаются недовольны друг другом. Формируется недопонимание, которое приводит к конфликту.
В качестве примера приведу следующую ситуацию. Перед запуском нового сайта, разработчики попросили нас прислать тексты для новых разделов сайта. Я поручил одному из сотрудников составить сводную таблицу по разделам сайта и определить, какие тексты переносятся на новый сайт без изменений, какие разделы нужно корректировать, а какие нужно дописывать. То есть я поставил задачу по результату. В итоге я получил таблицу. Минут пять я пытался в ней разобраться в присланном материале и понял, что с таблицей в таком виде работать невозможно. Сначала у меня даже появилось желание вызвать сотрудника и сказать ему, что я думаю об этой ситуации.
Но было понятно, что я просто выбрал неправильный уровень постановки задачи. Я сел за компьютер, сформировал колонки таблицы в том виде, в котором я их хочу видеть и с краткой инструкцией по заполнению переслал сотруднику. В итоге я получил ту таблицу, которую я хотел видеть. Времени на это ушло в разы меньше, чем, если бы я начал злиться и выяснять отношения.
Неправильный выбор уровня постановки задач, несоответствие уровня постановки задач и уровня контроля, не единственные, но одни из самых распространенных причин возникновения разногласий и конфликтов между руководством и подчиненными. Поэтому руководителю важно правильно выбирать сотрудников для выполнения тех или иных задач, и правильно и корректно ставить перед ними задачи.
Видео по теме ⇩⇩⇩
